Определите границы этапов
Не объединяйте в одном статусе получение отклика и согласие на собеседование. Пример этапов: новый отклик, приглашение отправлено, знакомство с вакансией начато, задание получено, собеседование согласовано, решение принято, выход состоялся.
В маленькой компании этапов может быть меньше. Для каждого запишите условие входа, условие завершения, ответственного и допустимое время ожидания. Статус должен объяснять, что произошло и что предстоит сделать.
Считайте переходы и время
Конверсия этапа — число кандидатов, перешедших дальше, делённое на число вошедших, умноженное на 100%. Например, из 40 приглашённых 20 начали знакомство: переход составляет 50%. Это условный расчёт, а не норматив.
Дополнительно измеряйте время первого ответа, ожидания оценки задания и принятия решения. Не смешивайте кандидатов из разных периодов, если часть из них ещё проходит маршрут: иначе конверсия получится заниженной.
Разбирайте причины остановки
Кандидаты могут останавливаться из-за условий вакансии, слишком длинного задания, непонятной инструкции, переноса встречи или отсутствия ответа. Используйте отдельные причины завершения: отказ кандидата, отказ компании, нет связи, вакансия закрыта.
Если человек не выполнил задание, уточните причину у доступной части кандидатов. Не записывайте всех в неподходящие: иногда проблема находится в процессе, а не в требованиях к человеку.
Сравнивайте источники по результату
Источник с большим количеством откликов может давать мало подходящих людей. Сравните долю прошедших оценку, вышедших на работу и завершивших адаптацию. Сохраняйте источник при первом обращении и не меняйте его без причины.
При повторном отклике свяжите контакты, чтобы не учитывать одного человека дважды. Заранее договоритесь, как считать кандидата, пришедшего через несколько каналов.
Используйте отчёт для решений
Раз в неделю выбирайте один заметный провал перехода и проверяйте гипотезу: сократить материал, уточнить условия, ускорить оценку или изменить приглашение. Фиксируйте дату изменения и сравнивайте сопоставимые группы.
Отчёт не должен становиться соревнованием за количество откликов. Его задача — понять, на каком шаге компания теряет подходящих кандидатов и какое действие поможет это исправить.